Il Software per la gestione del Banqueting

 

 

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Il software gestionale “Soluzioni per Eventi” è di supporto alle Aziende che operano nel settore del “Banqueting”. Le funzioni disponibili riguardano principalmente le fasi della vendita del prodotto e dello sviluppo dell’evento, nell’intento di offrire, prima di ogni altra cosa, una valida strumentazione a supporto della funzione commerciale.

E’ auspicabile che migliorando l’organizzazione e prestando maggiore attenzione alla vastissima platea della clientela potenziale si riesca ad ottenere una crescita dell’attività e quindi del fatturato aziendale.

Oggetto del servizio di Banqueting è l’organizzazione di un evento conviviale (un ricevimento) e la preparazione e somministrazione di pasti ai convenuti (il banchetto). Le attività che riguardano complessivamente l’intero ciclo sono tantissime, tutte importanti; il software tocca praticamente tutti gli ambiti, da quello commerciale a quello gestionale con il controllo degli Acquisti e del FoodCost.

Particolare attenzione viene dedicata alla compilazione dei Preventivi e agli innumerevoli dettagli degli eventi. Gli addetti ai lavori sanno beneissimo che per ottenere che la semplice richiesta si trasformi in un ordine, è importante dimostrare grande efficienza fin dal primo contatto con il Cliente.

Principali funzioni

  • L'attività Commerciale - I Contatti
  • Raccolta delle “informazioni di evento”
  • Schede dei singoli contatti
  • Formulazione di Preventivi e invio automatico a mezzo email
  • Menu' personalizzati
  • Servizi Accessori
  • Planning delle trattative in corso e confermate
  • Controllo automatico delle disponibilità (Location e Sale)
  • Scoring delle posizioni ‘non confermate’
  • Cruscotto delle attività (andamento, preventivi in scadenza, ecc.)
  • Email di ringraziamento successiva all’incontro
  • Email di sollecito per i preventivi in scadenza
  • Il Contratto con il Cliente
  • Server di spedizione di Email informative ai Contatti in archivio
  • La Gestione degli Eventi
  • Definizione dei dettagli (Menu, Beverage, Allestimenti, Dinamica, Configurazione della Sala, ecc.)
  • Calcolo del Fabbisogno (singolo evento o periodo intero)
  • Compilazione automatica degli Ordini dalla Lista della Spesa
  • Preparazione della Lista degli Invitati
  • Importazione Lista Invitati da file excel
  • Assegnazione dei posti ai tavoli
  • Menu personalizzati, intolleranze alimentari e particolari esigenze logistiche
  • App per gli sposi per la Lista Invitati e la Composizione dei Tavoli
  • Email di cortesia agli Invitati (inviata automaticamente dagli sposi)
  • Ordini di Servizio per Reparto
  • Stampa del Tableau e dei Cavalieri
  • Check-in elettronico
  • Monitoraggio continuo degli arrivi
  • Cambio tavolo, menù, ecc.
  • Riepilogazione ospiti presenti e menu serviti
  • Il Conto finale (solo Ristorazione, solo Wedding, completo)
  • La Fatturazione (cartacea di cortesia e file xml per Agenzia delle Entrate)
  • Scarico dei Consumi a fine evento
  • Il Conto Economico dell'evento
  • Il Controllo del Food Cost
  • Ricette standard
  • Scheda dettagliata degli Ingredienti utilizzati con Indici di Scarto e di Resa
  • Confronto del Food Cost tra le varie preparazioni
  • Aggancio automatico Ricette / Pietanze
  • Struttura del Prezzo di Vendita
  • Gli Open Day e altri Eventi Promozionali
  • Definizione dell'evento (data, location, numero di posti disponibili, ecc.)
  • Predisposizione della Mail di invito
  • Preparazione Platea dai Contatti potenzialmente interessati
  • Invio automatico delle Mail di invito
  • Form per la prenotazione con inserimento automatico nella lista dei partecipanti
  • Monitoraggio delle Prenotazioni
  • Check-in dei partecipanti
  • Funzioni Generiche
  • Gestione archivio media (foto della struttura, piantine per le configurazioni di sala, ecc.)
  • Gestione modelli di email (testi liberamente personalizzabili)
  • Gestione testi personalizzati (schemi contrattuali, istruzioni per la compilazione della lista invitati, ecc.)
  • Registro delle email spedite
  • Log delle variazioni
  • Gestione operatori e profili di abilitazione
  • L'Agenda
  • Strumentazione completa per i contatti telefonici e ‘volanti’ (es. nel corso delle fiere)
  • Gestione Appuntamenti e Promemoria con aggancio automatico ai preventivi esistenti
  • Planning Giornaliero, Settimanale e Mensile
  • Inserimento veloce di un nuovo contatto
  • Consultazione del Planning Preventivi ed Eventi
  • Ricerca Nominativi
  • L'Economato - Il Magazzino
  • Prodotti Generici e Prodotti Specifici
  • Utilizzo codifica dei Fornitori
  • Listino Prezzi Fornitori
  • Ordini a Fornitori e invio automatico a mezzo email
  • Ricevimento della Merce con caricamento dei prodotti acquistati
  • Tracciabilità in entrata (Lotti e Scadenze)
  • Scarico dei Consumi
  • Reportistica HACCP
  • L'Economato - Le Attrezzature di Lavoro
  • Dotazioni Aziendali
  • Inventari
  • Perdite e Rotture
  • Reintegro della Dotazione
  • Valorizzazione
  • L'Economato - La Gestione del Tovagliato
  • Listino Prezzi per Fornitore
  • Movimentazione di Carico e Scarico
  • Situazione Tovagliato in Lavanderia
  • Tovagliato Noleggiato

Questo software, disponibile sul web 24 ore al giorno, permette l’inserimento delle informazioni da qualsiasi postazione (basta un collegamento ad Internet), in qualsiasi ora del giorno e anche contemporaneamente da parte di più persone, senza alcuna limitazione.

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