Il Software per la gestione del Banqueting
Il software gestionale “Soluzioni per Eventi” è di supporto alle Aziende che operano nel settore del “Banqueting”. Le funzioni disponibili riguardano principalmente le fasi della vendita del prodotto e dello sviluppo dell’evento, nell’intento di offrire, prima di ogni altra cosa, una valida strumentazione a supporto della funzione commerciale.
E’ auspicabile che migliorando l’organizzazione e prestando maggiore attenzione alla vastissima platea della clientela potenziale si riesca ad ottenere una crescita dell’attività e quindi del fatturato aziendale.
Oggetto del servizio di Banqueting è l’organizzazione di un evento conviviale (un ricevimento) e la preparazione e somministrazione di pasti ai convenuti (il banchetto). Le attività che riguardano complessivamente l’intero ciclo sono tantissime, tutte importanti; il software tocca praticamente tutti gli ambiti, da quello commerciale a quello gestionale con il controllo degli Acquisti e del FoodCost.
Particolare attenzione viene dedicata alla compilazione dei Preventivi e agli innumerevoli dettagli degli eventi. Gli addetti ai lavori sanno beneissimo che per ottenere che la semplice richiesta si trasformi in un ordine, è importante dimostrare grande efficienza fin dal primo contatto con il Cliente.
Principali funzioni
- L'attività Commerciale - I Contatti
- Raccolta delle “informazioni di evento”
- Schede dei singoli contatti
- Formulazione di Preventivi e invio automatico a mezzo email
- Menu' personalizzati
- Servizi Accessori
- Planning delle trattative in corso e confermate
- Controllo automatico delle disponibilità (Location e Sale)
- Scoring delle posizioni ‘non confermate’
- Cruscotto delle attività (andamento, preventivi in scadenza, ecc.)
- Email di ringraziamento successiva all’incontro
- Email di sollecito per i preventivi in scadenza
- Il Contratto con il Cliente
- Server di spedizione di Email informative ai Contatti in archivio
- La Gestione degli Eventi
- Definizione dei dettagli (Menu, Beverage, Allestimenti, Dinamica, Configurazione della Sala, ecc.)
- Calcolo del Fabbisogno (singolo evento o periodo intero)
- Compilazione automatica degli Ordini dalla Lista della Spesa
- Preparazione della Lista degli Invitati
- Importazione Lista Invitati da file excel
- Assegnazione dei posti ai tavoli
- Menu personalizzati, intolleranze alimentari e particolari esigenze logistiche
- App per gli sposi per la Lista Invitati e la Composizione dei Tavoli
- Email di cortesia agli Invitati (inviata automaticamente dagli sposi)
- Ordini di Servizio per Reparto
- Stampa del Tableau e dei Cavalieri
- Check-in elettronico
- Monitoraggio continuo degli arrivi
- Cambio tavolo, menù, ecc.
- Riepilogazione ospiti presenti e menu serviti
- Il Conto finale (solo Ristorazione, solo Wedding, completo)
- La Fatturazione (cartacea di cortesia e file xml per Agenzia delle Entrate)
- Scarico dei Consumi a fine evento
- Il Conto Economico dell'evento
- Il Controllo del Food Cost
- Ricette standard
- Scheda dettagliata degli Ingredienti utilizzati con Indici di Scarto e di Resa
- Confronto del Food Cost tra le varie preparazioni
- Aggancio automatico Ricette / Pietanze
- Struttura del Prezzo di Vendita
- Gli Open Day e altri Eventi Promozionali
- Definizione dell'evento (data, location, numero di posti disponibili, ecc.)
- Predisposizione della Mail di invito
- Preparazione Platea dai Contatti potenzialmente interessati
- Invio automatico delle Mail di invito
- Form per la prenotazione con inserimento automatico nella lista dei partecipanti
- Monitoraggio delle Prenotazioni
- Check-in dei partecipanti
- Funzioni Generiche
- Gestione archivio media (foto della struttura, piantine per le configurazioni di sala, ecc.)
- Gestione modelli di email (testi liberamente personalizzabili)
- Gestione testi personalizzati (schemi contrattuali, istruzioni per la compilazione della lista invitati, ecc.)
- Registro delle email spedite
- Log delle variazioni
- Gestione operatori e profili di abilitazione
- L'Agenda
- Strumentazione completa per i contatti telefonici e ‘volanti’ (es. nel corso delle fiere)
- Gestione Appuntamenti e Promemoria con aggancio automatico ai preventivi esistenti
- Planning Giornaliero, Settimanale e Mensile
- Inserimento veloce di un nuovo contatto
- Consultazione del Planning Preventivi ed Eventi
- Ricerca Nominativi
- L'Economato - Il Magazzino
- Prodotti Generici e Prodotti Specifici
- Utilizzo codifica dei Fornitori
- Listino Prezzi Fornitori
- Ordini a Fornitori e invio automatico a mezzo email
- Ricevimento della Merce con caricamento dei prodotti acquistati
- Tracciabilità in entrata (Lotti e Scadenze)
- Scarico dei Consumi
- Reportistica HACCP
- L'Economato - Le Attrezzature di Lavoro
- Dotazioni Aziendali
- Inventari
- Perdite e Rotture
- Reintegro della Dotazione
- Valorizzazione
- L'Economato - La Gestione del Tovagliato
- Listino Prezzi per Fornitore
- Movimentazione di Carico e Scarico
- Situazione Tovagliato in Lavanderia
- Tovagliato Noleggiato
Questo software, disponibile sul web 24 ore al giorno, permette l’inserimento delle informazioni da qualsiasi postazione (basta un collegamento ad Internet), in qualsiasi ora del giorno e anche contemporaneamente da parte di più persone, senza alcuna limitazione.